Panduan Pemakaian
Satu pintu masuk untuk semua permintaan dan keluhan tamu. Panduan ini untuk operator GSC dan petugas departemen — masing-masing punya bagiannya sendiri.
Alamat aplikasi
gsc.gkeisha.site
PIN
Minta ke supervisor
Prinsipnya satu: permintaan tamu tidak boleh menunggu. Setiap permintaan punya batas waktu, dan umurnya dihitung sejak detik pertama diterima — sistem akan menandai sendiri kalau lewat.
1 Alur Singkat
| Tahap | Dikerjakan oleh |
|---|---|
| Terima permintaan dari tamu, input | Operator GSC |
| Status langsung jadi Proses, departemen tujuan otomatis dipilih | Sistem |
| Datang & kerjakan, tekan Mulai Kerjakan | Departemen terkait |
| Selesai, tekan Tandai Selesai | Departemen terkait (wajib) |
| Konfirmasi ke tamu, tekan Verifikasi & Tutup | Operator GSC |
Perhatian: yang menutup Selesai hanya departemen yang bersangkutan — operator GSC tidak bisa menutupnya. Ini supaya status di sistem benar-benar mencerminkan pekerjaan di lapangan, bukan laporan lisan lewat telepon.
2 Untuk Operator GSC — Menerima Permintaan
1
Buka Input Permintaan.
2
Isi Nomor Kamar.
3
Pilih Jenis Permintaan. Departemen tujuan dan batas waktunya terisi sendiri — tidak perlu dipilih manual.
4
Tulis Keterangan sekonkret mungkin (contoh: “WiFi terputus sejak pagi, sudah dicoba restart”).
5
Tekan Simpan & Kirim ke Departemen. Status langsung Proses.
Kenapa keterangan penting: kalau tertulis “AC rusak” saja, petugas datang tanpa membawa alat. Kalau tertulis “AC tidak dingin, remote tidak berfungsi”, petugas bisa langsung membawa yang diperlukan — satu kali datang, selesai.
3 Untuk Departemen — Mengerjakan & Menutup
1
Masuk dengan PIN departemen Anda. Yang tampil hanya tugas departemen Anda.
2
Pilih tiket → tekan Mulai Kerjakan sambil berangkat ke kamar. Tulis nama Anda.
3
Setelah beres, tekan Tandai Selesai: tulis nama yang mengerjakan, catatan hasil, dan foto hasil bila perlu.
Kenapa perlu dua kali tekan? Mulai Kerjakan mencatat berapa lama tamu menunggu sebelum petugas berangkat. Tandai Selesai mencatat berapa lama pengerjaannya. Dari dua angka itu supervisor bisa melihat apakah masalahnya di respon atau di pengerjaan — dua hal yang perbaikannya berbeda.
4 Untuk Tamu — QR di Kamar
Setiap kamar punya QR yang ditempel di meja. Cara kerjanya:
1
Tamu scan QR → halaman layanan terbuka (tanpa perlu login).
2
Tamu menekan jenis permintaan (WiFi, handuk, AC, dst).
3
Permintaan langsung masuk sebagai tiket Proses, nomor kamar terisi otomatis.
4
Tamu menerima nomor permintaan di layar sebagai bukti.
Manfaatnya: tamu tidak perlu menelepon. Permintaan tetap masuk walaupun operator sedang menerima telepon lain — jadi tidak ada permintaan yang hilang hanya karena saluran sedang sibuk.
5 Membaca Warna di Papan
| Warna | Artinya | Yang harus dilakukan |
|---|---|---|
| Merah | Sudah lewat batas waktu | Kerjakan sekarang, dahulukan dari yang lain |
| Kuning | Sisa waktu tinggal sedikit | Segera berangkat |
| Biru | Masih dalam batas waktu | Kerjakan sesuai urutan |
Angka besar di tiap tiket adalah umur permintaan dan berjalan terus setiap detik. Tujuannya sederhana: supaya yang paling lama menunggu selalu kelihatan paling atas.
6 Pasang Notifikasi di HP Departemen
Supaya permintaan baru langsung muncul di layar HP seperti WhatsApp — tanpa perlu membuka aplikasi dan tanpa menunggu ada yang menelepon. Dipasang sekali per bidang, berlaku terus.
1
Buka Play Store (Android) atau App Store (iPhone), cari aplikasi ntfy, lalu pasang. Ikonya hijau, gratis.
2
Buka aplikasinya, tekan tanda + (Subscribe to topic).
3
Isi Topic name sesuai departemen Anda:
Housekeeping → gsc-hk · Engineering → gsc-eng
F&B → gsc-fb · Front Office → gsc-fo
Security → gsc-sec · IT → gsc-it
Operator GSC (atas permintaan selesai) → gsc-center
F&B → gsc-fb · Front Office → gsc-fo
Security → gsc-sec · IT → gsc-it
Operator GSC (atas permintaan selesai) → gsc-center
4
Buka bagian Settings / Advanced di form itu, lalu isi:
• Use another server → https://ntfy.gkeisha.site
• Authentication → isi username gsc-it (atau sesuai departemen) dan sandinya — minta ke admin
• Authentication → isi username gsc-it (atau sesuai departemen) dan sandinya — minta ke admin
5
Tekan Subscribe. Aplikasinya akan berhenti di topik itu.
Kalau HP Android: buka Pengaturan HP → Aplikasi → ntfy → Baterai → pilih Tidak dibatasi. Kalau dibiarkan “dioptimalkan”, sebagian HP menunda notifikasi saat layar mati — dan itu membuat permintaan tamu terlambat sampai berjam-jam.
Jangan bagikan sandi departemen ke departemen lain. Sandi itu yang menentukan notifikasi mana yang masuk ke HP Anda — kalau dibagikan, HP Anda akan berbunyi untuk urusan yang bukan tugas Anda, dan itu membuat semua orang berhenti memperhatikan notifikasi.
7 Kalau Ada Masalah
?
Salah pilih jenis/departemen. Batalkan tiketnya (operator GSC), lalu input ulang yang benar. Jangan biarkan tiket salah berjalan di papan departemen.
?
Permintaan dobel dari tamu. Batalkan salah satu dan tulis alasannya — jangan dihapus, supaya tetap ada jejaknya.
?
Sudah dikerjakan tapi bukan oleh departemen itu. Tetap departemen pemilik tiket yang menutupnya, dan tulis di catatan siapa yang sebenarnya mengerjakan.
?
Tamu tidak puas dengan hasilnya. Jangan ditutup. Buat tiket baru dan tandai keterangannya bahwa ini ulangan dari tiket sebelumnya — itu justru data penting untuk perbaikan.
?
Lupa PIN. Minta admin memasang ulang. Jangan memakai PIN departemen lain.
💡 Yang Membuat Pelayanan Naik
- Jangan menunda input. Menginput 3 permintaan sekaligus setelah telepon reda membuat batas waktu ikut mundur — dan tamu ternyata sudah menunggu sejak tadi.
- Satu permintaan, satu tiket. Jangan digabung, supaya tiap masalah terukur sendiri.
- Tekan Mulai Kerjakan. Kalau tidak, waktu tunggu tidak tercatat dan sulit diperbaiki.
- Foto hasil untuk pekerjaan yang tidak bisa diverifikasi dari jauh (mis. keran bocor sudah kering).
- Verifikasi ke tamu sebelum menutup. Menutup tanpa konfirmasi membuat laporan terlihat bagus padahal tamunya tidak puas — itu menutup masalah di laporan, bukan di kamar.
Hotel Grand Keisha · Guest Service Center · Panduan ini juga bisa dicetak